O processo de importação de contas contábeis em massa é uma funcionalidade essencial no ERP SaguiControl. Essa funcionalidade permite aos usuários economizarem tempo e minimizarem erros ao importar uma grande quantidade de contas contábeis de uma só vez, utilizando um arquivo de planilhas no formato obrigatório (.xls ou .xlsx).

Este documento fornecerá um guia passo a passo sobre como realizar a importação de contas contábeis em massa no SaguiControl, abordando os requisitos da planilha, os passos necessários para a preparação do arquivo e a execução do processo de importação.

Requisitos da planilha

Antes de iniciar o processo de importação, é importante garantir que o arquivo a ser utilizado atenda aos seguintes requisitos:

1. Formato de arquivo: O arquivo deve estar no formato Excel (.xls ou .xlsx).
2. Estrutura do arquivo: O arquivo deve conter as colunas obrigatórias conforme especificado pelo SaguiControl, incluindo, mas não limitado a:
   • Hierarquia (Separada por pontos. Ex: 1, 1.1, 1.1.1)
   • Descrição (Nome da Conta)
   • Código (Código de desejo da sua empresa)
   • Tipo de conta (Analítica ou Sintética)

Segue um modelo de planilha que pode ser utilizado para realizar essa importação:

Passo a Passo

A seguir, apresentamos um guia passo a passo sobre como importar contas contábeis em massa no SaguiControl:

Preparação da planilha

Abra a planilha e certifique-se de que o arquivo está formatado de acordo com os seguintes requisitos:

• Certifique-se de que a primeira linha contém o cabeçalho da tabela, fornecendo os nomes das colunas;
• A coluna que representa a hierarquia das contas deve estar formatada usando pontos. Cada ponto indica um nível na hierarquia das contas. Por exemplo:
  • Sem nenhum ponto representa o primeiro nível. (Exemplo: 1, 2, 3)
  • Dois pontos representam o segundo nível. São filhos das contas contábeis de primeiro nível (Exemplo: 1.1; 1.2; 1.3 …)
  • E assim por diante. São filhos das contas contábeis de segundo nível (Exemplo: 1.1.1; 1.2.1…)

Insira as informações das contas contábeis nas colunas correspondentes da planilha, garantindo que os dados sejam inseridos corretamente de acordo com a estrutura da hierarquia das contas

Exportação do Arquivo:

Salve a planilha no formato .xls ou .xlsx com as informações das contas contábeis em um local de fácil acesso.

Acesso à Funcionalidade de Importação:

No menu principal do SaguiControl, navegue até a seção de “Contábil” > “Plano de Contas“.

A tela de Gestão de Contas Contábeis será carregada.

🔍 Para entender mais o funcionamento dessa tela, acesse: Entenda a Tela de Gestão de Contas Contábeis no Saguicontrol

Clique no botão “Importar contas”

A tela de importação será aberta, com os seguintes passos:

Passo 1: Importação de Contas Contábeis em Massa

No campo empresa, selecione a empresa ou filial que terá relacionamento com as contas importadas, você pode escolher mais de uma empresa/filial.

Selecione a planilha, clicando no icone da planilha ou no campo abaixo do campo empresa.

Lembre-se os campos são todos obrigatórios*.

Clique no botão “Próximo”

Passo 2: Mapear Colunas da Planilha
Ao clicar em próximo será aberta a etapa de Mapeamento das Colunas. Aqui será necessário informar qual coluna da sua planilha corresponde ao campo do sistema. Campos:

• Hierarquia: O campo hierarquia é utilizado para identificar a relação hierárquica entre as contas contábeis, indicando se uma conta é pai ou filho de outra. Por exemplo, uma conta com o valor 1 pode representar o nível pai, enquanto 1.1 pode representar um nível filho dessa conta pai. Essa estrutura de hierarquia é frequentemente usada para organizar e classificar contas contábeis de forma hierárquica e sistemática. (1.1);
• Descrição: Nome ou texto identificador da conta;
• Tipo de Conta: Define se a conta é Sintética ou Analítica. Conta Contábil Sintética: Representa um grupo de contas e não tem detalhes individuais. É usada para resumir várias contas analíticas em um único valor. Conta Contábil Analítica: Representa uma conta individual com detalhes específicos. É usada para rastrear transações detalhadas;
• Código: Código interno do sistema para identificação. Caso não tenha um código, coloque uma sequencia de números

Passo 3: Identificador de Importação
Nesta etapa, você precisa informar ao sistema como identificar se uma conta é do tipo Sintético ou Analítico, utilizando um indicador específico na coluna correspondente ao Tipo de Conta. Por padrão, o SaguiControl associa o valor 0 como ‘Sintético’ e 1 como ‘Analítico’, mas você pode definir qualquer indicador que desejar. Por exemplo, se na sua coluna o identificador ‘S’ representa ‘Sintético’ e ‘A’ representa ‘Analítico’, você deve informar isso nos campos destinados a ‘Sintético’ ou ‘Analítico’, respectivamente.

Se tudo ocorrer bem, você receberá um aviso em que os tipos de contas, foram atualizados e para finalizar clique em “Confirmar Importação” ou similar.