Nesse artigo abordarem o processo de criação de contratos no sistema Saguicontrol, fornecendo orientações passo a passo sobre como realizar essa tarefa de maneira eficiente. A funcionalidade de criação de contratos permite aos usuários do sistema gerar documentos contratuais com detalhes específicos, incluindo informações sobre partes envolvidas, vigência, itens e signatários. Além de permitir a assinatura do contrato de maneira 100% digital, através de integrações com terceiros.

Este tutorial é composto de 9 passos, guiando você através do processo de criação de contratos no Saguicontrol. São eles:

1. Acesso ao Menu Jurídico > Contratos
2. Criar Novo Contrato
3. Preencher Dados do Novo Contrato
4. Inserir Itens ao Novo Contrato
5. Inserir Signatários ao Novo Contrato
6. Aba Template
7. Finalizar a Criação
8. Visualizar o Contrato
9. Enviar para Assinatura (Opcional)

Ao seguir esses passos, você será capaz de criar e enviar para a assinatura um contrato para seu cliente, facilitando o processo de gestão de contratos em sua empresa. Então, vamos nessa:

PASSO 1: Acessar ao Menu Jurídico > Contratos:

Navegue até o menu Jurídico no sistema e selecione a opção “Contratos”.

PASSO 2: Criar/Editar Contrato:

Para criar um novo contrato, clique em “+Contrato“

Para editar um contrato existente, é só clicar no ícone de lápis, ao lado esquerdo do contrato que precisa ser alterado.

 

PASSO 3: Preenche Dados do Novo Contrato:

A Janela abaixo será aberta, com as informações do contrato que precisarão ser preenchidas

Na aba Geral, preencha os campos conforme aas orientações abaixo:

• Status: O sistema permite 5 status:
  • Em criação;
  • Pendente de Assinatura;
  • Assinado;
  • Concluído;
  • Cancelado.
    • ⚠️ Observação: Caso o método de assinatura (campo seguinte) for Assinar Online por E-mail, pode deixar como Em Criação que o sistema atualizará automaticamente esse campo.
      
      🕵🏻‍♀️ Para saber mais sobre como funciona os tipos de assinatura de contrato permitidos no sistema acesse o artigo: Métodos de Assinatura de Contrato no Saguicontrol
      
• Método de assinatura: Escolha se o contrato será assinado fisicamente ou digitalmente através de uma das nossas integrações com empresas de assinatura de contrato online.
  
  🕵🏻‍♀️ Para saber mais sobre como funciona os tipos de assinatura de contrato permitidos no sistema acesse o artigo: Métodos de Assinatura de Contrato no Saguicontrol
  
• Template: Aqui serão mostrados todos os templates cadastrados para a sua empresa.
  
  🕵🏻‍♀️ Para saber mais sobre como funciona os tipos de assinatura de contrato permitidos no sistema acesse o artigo: Templates de Contratos no Saguicontrol
  
• Emitente: Para quais das suas filiais esse contrato será criado.
  
  🕵🏻‍♀️ Para cadastro de suas filiais, acesse o artigo: Como Cadastrar Mais de Um CNPJ no Saguicontrol
  
• Parceiro: Preencha para qual cliente o contrato será gerado. Ao digitar as 3 primeiras letras da razão social do cliente desejado, o sistema já puxará todos os clientes correspondentes cadastrados no sistema.
  
  🕵🏻‍♀️ Caso não encontre o cliente desejado na lista, cadastre o seu cliente em Venda > Cliente, para sabe mais acesse o artigo: Como Cadastrar Um Novo Cliente
  
• Data de início da vigência: Insira a data de início da validade do seu contrato
• Data de término da vigência: Insira a data de término, isto é, quando o contrato se encerra ou precisará ser renovado.
• Dados adicionais: Qualquer informação adicional que você queria adicionar no contrato.

Agora clique em Salvar, para que o sistema permita a edição dos demais campos

PASSO 4: Inserir Itens ao Novo Contrato

Desce o scroll até o final e preencha o contrato com os Itens, isto é, produtos e serviços que fazem parte desse contrato. Para adicionar itens, clique em + Item

⚠️ Se esse contrato foi gerado a partir de um orçamento, provavelmente esses itens já virão preenchidos. Neste caso, basta revisar e editar qualquer informação pertinente.

Um novo pop-up será aberto com as seguintes opções de campos que precisarão ser preenchidos:

• Tipo de produto: Existem duas opções de produto/serviço
  • Produto acabado: Produto físico;
  • Serviço: Prestação de serviço no geral.
• Nome do produto: Qual o nome do serviço ou produto que está sendo negociado. Ao digitar as 3 primeiras letras do produto ou serviço, o sistema trará todos os produtos ou serviços já cadastrados no sistema.
  
  
  ⚠️ Caso o produto ou serviço desejado não apareça na lista, acesse o artigo: Ao tentar inserir um novo item ao contrato, o produto/serviço não aparece  
  
• Quantidade comercial: Atualize com a quantidade desse item que o seu cliente está adquirindo
• Valor comercial: Ele já vai trazer o valor comercial cadastrado para esse serviço ou produto no sistema, mas esse valor pode ser alterado apenas para esse contrato, para isso basta alterar esse campo;
• Valor total: Ao preencher o campo anterior “Quantidade comercial” o sistema automaticamente irá multiplicar o campo “Quantidade comercial” pelo campo “Valor comercial”. Entretanto, caso seja de seu desejo, ele também pode ser alterado manualmente;
• Código do produto: Ele já vai trazer o código do produto cadastrado para esse serviço ou produto no sistema, mas esse campo pode ser alterado apenas para esse contrato, para isso basta alterar esse campo;
• Descrição: É o nome do produto ou serviço. Ele já vai trazer a descrição do produto cadastrado para esse serviço/produto no sistema, mas esse campo pode ser alterado apenas para esse contrato, para isso basta alterar esse campo;
• Unidade comercial:  É qual o nome da unidade comercial para esse produto ou serviço. Ele já vai trazer a unidade comercial do produto/serviço cadastrado para esse serviço/produto no sistema, mas esse campo pode ser alterado apenas para esse contrato, para isso basta alterar esse campo.
  • Exemplos:
    • Esse é um produto. Ele é vendido por unidade, por pacote ou por lote? Se for por unidade, escreva UNIDADE; Se for por lote, escreva LOTE e assim por diante;
    • Esse item é um serviço. Ele é vendido por licença? Por hora? Por pacote de horas? Se for por hora, escreva HORA; Se for por licença escreva LICENÇA e assim por diante.
• Informações adicionais do produto: Adicione qualquer informação ou observação a respeito desse item. Ele já vai trazer as informações adicionais do produto/serviço cadastrado para esse serviço/produto no sistema, mas esse campo pode ser alterado apenas para esse contrato, para isso basta alterar esse campo;
• Valor do frete: Se for um produto físico e ele for ser enviado até o cliente, qual o valor desse frete?
• Valor do seguro: Se for um produto físico e ele for ser enviado até o cliente, qual o valor do seguro?
• Valor do desconto: Preencha se for necessário aplicar algum desconto para esse item, apenas para esse cliente;
• Outras despesas: Adicione aqui qualquer despesa adicional que necessite ser acrescentada para esse contrato em específico.

PASSO 5: Inserir Signatários ao Novo Contrato

Agora, vamos acessar a aba Signatários para inserir todos os responsáveis por assinar esse contrato. Caso o template selecionado já tenha signatários padrão cadastrado para esse tipo de template, eles já aparecerão nessa tela e você só precisará incluir os signatários que assinarão do lado do cliente. Caso o template escolhido não tenha nenhum signatário padrão pré configurado, você precisará inserir também os signatários do lado da empresa.

🕵🏻‍♀️ Para saber mais como já deixar pré-configurado os signatários que sempre assinarão pela empresa para um determinado template, acesse: Templates de Contratos no Saguicontrol

Cadastre todos os signatários faltantes e necessários para o contrato.

🕵🏻‍♀️ Parar saber como adicionar um signatário, acesse o artigo:  Cadastrar Signatários em um Contrato ou Template de Contrato

PASSO 6: Aba Template

Nessa aba, ele vai mostrar o modelo do template que foi escolhido para conferência. Caso deseje alterar algo apenas para esse contrato em específico, a hora é agora, só alterar o template nessa aba.

🕵🏻‍♀️ Para saber mais como customizar o template de contrato e quais as tags dinâmicas disponíveis, acesse o artigo: Customizar o Template de Contrato

PASSO 7: Finalizar a Criação

Clique novamente em Salvar, para salvar qualquer nova alteração no contrato.

PASSO 8: Visualizar o Contrato

Para visualizar como o contrato será enviado ao cliente ou como ficará após a a sua impressão, clique no ícone da Impressora na parte superior do pop-up.

🥳 Parabéns! O seu contrato acaba de ser atualizado no sistema!

PASSO 9: Enviar para Assinatura

No caso de contratos online, após qualquer edição ou nova geração, precisamos envia-lo para assinatura digital dos signatários cadastrados.

Para isso, clique no ícone de três pontinhos no menu superior e depois em Assinaturas

Agora, sim. Seu contrato atualizado foi enviado para a assinatura de todos os signatários cadastrados!

⚠️ Caso apareça algum erro ao enviar para a assinatura, acesse o artigo: Erros ao enviar o contrato para assinatura no Saguicontrol